Es sabido que la óptima utilización de las nuevas tecnologías está teniendo un impacto positivo en todos los ámbitos de la empresa. Cuando hablamos de digitalización de una empresa, hablamos de mejorar el funcionamiento de esta, tanto de su comunicación corporativa, como en el resto de ámbitos de la actividad que se realiza. De esta forma la digitalización de procesos nos ayudará a ser más eficaces, aumentar la productividad, recortar costes, etc.
Una vez tenemos claras las ventajas para nuestra empresa, ¿cuáles son los pasos a seguir para ejecutar ese proceso de digitalización?
Es en este momento cuando se plantea la creación de un plan de digitalización, como herramienta que debe nacer de la gerencia, fruto de un importante proceso de reflexión estratégica en el que se implican a todos los responsables de los departamentos clave de la empresa.
El plan a realizar deberá de afectar a toda la empresa por igual. Con ello queremos remarcar la importancia de que todos los departamentos estén conectados entre sí, ninguno de ellos puede quedarse atrás.
No podemos olvidar la importancia de una buena comunicación, siendo clave establecer canales de comunicación que funcionen con fluidez entre las distintas áreas de la empresa.
Escuchar a los empleados coge un papel prioritario en este plan. La transformación digital es un medio que busca mejorar el funcionamiento de la empresa, pero no debemos de olvidarnos de que al fin y al cabo los empleados son quienes consiguen que la empresa produzca más y mejor.
Otra parte fundamental en cualquier empresa son los clientes. Con la digitalización de nuestra empresa buscamos también ofrecer un servicio mejorado a nuestros clientes y conseguir, de esta forma, mantener su interés por nuestros productos o servicios.
¿Cómo realizar un plan de digitalización exitoso?
En primer lugar se debe realizar la fase de análisis, para saber en qué punto estás y saber qué debes hacer. En esta fase distinguimos los siguientes puntos:
- Redacta un informe que recoja todo tipo de información del estado de la empresa en este momento, desde el punto de vista de digitalización.
- Recuerda la historia de la empresa para no repetir los mismos errores que se han cometido en el pasado.
- Debemos averiguar las fortalezas y debilidades actuales de la empresa. Es importante evaluar los puntos débiles y fuertes de cada área de la empresa por separado, para así saber qué acciones les va a resultar más sencillas afrontar el proceso y cuáles van a necesitar más ayuda.
- Una vez recopilada toda la información saca conclusiones, evaluando en qué nivel de digitalización se encuentra tu empresa.
Una vez elaborada la fase de análisis, pasamos a la fase de acción, que incluye los siguientes pasos:
- Establece objetivos que sean lo más concretos posibles, para poder medirlos y saber si se están cumpliendo.
- Una vez marcados los objetivos, hay que elegir los departamentos de la compañía donde hay que esforzarse más para conseguirlos.
- El siguiente paso será determinar las acciones que se van a realizar para conseguir los objetivos marcados.
- Crea un calendario de acciones. Es importante tener un control de las fechas para saber cuando debemos de tener las tareas completadas.
- Organiza los recursos humanos de la empresa para que cada persona se ocupe de su labor durante el plan.
Una vez listo todo este proceso, debes ejecutar todas las acciones mencionadas. No olvides comparar los resultados que has obtenido con los que te habías marcado. Si no coinciden, focaliza tus esfuerzos en encontrar los errores y solucionarlos.
Aventurarse a la digitalización de tu empresa de primeras puede dar vértigo. ¿Necesitas ayuda? Desde Sigma te acompañamos en todo el proceso de digitalización para que lo hagas de la forma más segura y efectiva de la mano de profesionales.
